Las 3 herramientas que debes utilizar cada día para evitar el caos total en tu negocio de copywriting

A ver si te suena esta historia.

Empiezas en el mundo del copy superfeliz, comienzas a captar clientes, tu horario se va llenando y te das cuenta de que todo va bien. La vida es maravillosa porque empiezas a vivir de escribir.

Poco a poco, ese horario empieza a ser cada vez más extenso. Empezaste por 6 horas, luego 8, luego 10… y tu vida se convierte en un caos reinado por clientes, horas delante del PC y tazas de café.

Bienvenido a la muerte por éxito.

Bienvenido a “ahora estoy peor que cuando trabajaba por cuenta ajena”.

Bienvenido a lo que los americanos llaman burnout y yo llamo “vivir para trabajar”.

Un negocio de copywriting, sin ningún tipo de orden, es un animal hambriento. Se comerá tu tiempo, tus amistades y tus hobbies a medida que te llena el día de clientes, comida basura y tazas de café, Red Bull o Coca Cola.

¿Cómo podemos evitarlo? De muchas formas, pero hoy te contaré una de las más sencillas: gestionando tu tiempo y tareas.

Para hacerlo voy a mostrarte las 3 herramientas que utilizo a diario para gestionar mi negocio. Son herramientas que uso desde que empecé en el mundo del copy y que me han ayudado a llegar hasta aquí sin morir (muchas veces) por el camino.

Son 100% gratuitas y puedes empezar a usarlas hoy mismo. Vamos a ver cuáles son y para qué sirven.

1. Google Calendar: gestiona tu tiempo y planifica qué vas a hacer

La primera herramienta y la más sencilla de utilizar es Google Calendar.

Existen muchos calendarios y aplicaciones para gestionar tu día a día y todo tipo de complicaciones en las que te puedes meter… pero yo no recomiendo usar nada más avanzado que el propio Google Calendar.

Es una herramienta sencilla para gestionar tu día a día añadiendo diferentes bloques de tiempo para tus tareas, gestionar reuniones con clientes e invitándolos a ellas para que no las olviden y, sobre todo, proteger tu tiempo de ocio.

Empieza con Google Calendar haciendo algo sencillo:

  1. Bloquea tus horas de ocio, viajes o compromisos para empezar y no dejar que tu trabajo se coma tu vida.
  2. Crea diferentes bloques de tiempo para trabajar con clientes, trabajar con tu propio negocio y formarte.
  3. Usa colores diferentes para cada tipo de tarea como ocio, reuniones, formación, clientes, trabajo rutinario, etc.
  4. ¡Cumple con tu calendario!

Google calendar

De esta forma, tendrás tu día a día controlado y no te despertarás cada día sin saber qué tienes que hacer.

2. Trello: gestiona tus tareas diarias y trabaja con tus clientes de forma ordenada

La segunda herramienta es Trello, una de mis preferidas y la más sencilla para gestionar tareas y proyectos con clientes y colaboradores.

Es una herramienta que, con una simple distribución como la que ves aquí debajo, te permite saber qué tienes que hacer cada día a partir del backlog de tareas, en proceso y completadas.

Te recomiendo que solo tengas 3 tareas a la vez en “en proceso” y, a medida que las completas, vayas añadiendo nuevas. Una vez lo juntas con Calendar, el sistema es sencillo:

  1. Miras en Calendar qué te toca hacer, por ejemplo una tarea puede ser “escribir el post de mi blog”.
  2. Te vas a Trello y coges la tarea “Escribir el post X”, miras toda la información que pusiste cuando la creaste y empiezas con ella.

trello

Para tareas rutinarias, como puedes ver, a mí me gusta crear tareas con checklist con cada uno de los pasos. Y, en caso de que delegues parte del trabajo, también es interesante crear una columna de “En proceso (delegado)”.

Por otro lado, Trello también es una herramienta perfecta para trabajar proyectos con los clientes y subir toda la documentación dentro. ¡Que le den al email y al Whatsapp!

3. Toggl: mide qué haces con tu tiempo y mejora cada día

La tercera herramienta es mi preferida y mi obsesión cada día que trabajo. Se llama Toggl y te ayuda a medir qué haces cada día, a qué proyectos dedicas tu tiempo y cuál es la rentabilidad de tus servicios.

Funciona de una forma tan sencilla como las otras 2:

  1. Creas diferentes proyectos y clientes en Toggl en función de lo que necesites.
  2. Cada vez que arranques con una tarea, la buscas en Toggl y le das al “play”.
  3. Cuando termines, le das a “stop” y pasas a la siguiente.

toggl

Lo importante aquí es saber cuáles son las tareas que más haces e incluirlas dentro de Toggl y, sobre todo, coger la costumbre de medir cada minuto que trabajas en tu día a día.

Esto, que puede parecer algo obsesivo, para mí es clave.

Si sabes qué haces cada día, en qué gastas tu tiempo y cómo divides el tiempo entre clientes, negocio, formación y otros ámbitos podrás saber lo rentable que son tus servicios o acciones como escribir para tu blog, participar en entrevistas, hacer colaboraciones, etc.

La rentabilidad es el dato más importante de cualquier negocio y, si prestas servicios de copywriting, Toggl te dará esa información en sus reportes.

¡Nunca empieces a hacer nada sin darle al botoncito de Toggl!

Empieza hoy mismo a ordenar tu negocio de copywriting

Con estas 3 herramientas, y algunas más que ya te contaré en otro vídeo, gestiono diariamente mi negocio de copywriting. Aunque use otras, estas 3 son las más importantes y las que mantienen todo bajo control.

Empieza a usarlas, pruébalas y cuéntame qué cambios ves de aquí a 7 días.

Te prometo que, si me haces caso, verás que tu negocio empieza a parecerse más a un negocio que a un trabajo por cuenta ajena donde tu jefe, que eres tú, explota a su único empleado, que eres tú también.

P.D. ¿Qué otras herramientas usas a diario para gestionar tu negocio y tu productividad? Cuéntamelo en los comentarios, a ver si descubro alguna nueva 😉

16 comentarios en “Las 3 herramientas que debes utilizar cada día para evitar el caos total en tu negocio de copywriting

  1. La combinación de Toggl + Google Calendar casi me está salvando la vida, jajajaja! Con Calendar estoy más organizada y esto me da tranquilidad y sensación de control. Y Toggl da una información valuosísima. Ya no concibo el trabajo sin Toggl jajajajaja

    Gracias Javi por ayudarme a entender lo que necesitaba y a explicarme cómo usarlo bien.

  2. Yo utilizo mucho Google Drive. Allí puedo desde recibir encargos hasta entregarlos o dejarlos para revisión. La verdad es que me resulta bastante práctico a la hora de planificarme y ver el trabajo que tengo.

  3. Hola!
    Gracias por tu recomendaciones. En un negocio el tiempo es fundamental. Investigando me he dado cuenta que con la app Zapier estas 3 herramientas se pueden automatizar. Seguro se puede ahorrar más tiempo. ¿La utilizas?
    Saludos,
    Javier Ríos
    (Tocayo y paisano)

    • ¡Hola, Javier!

      Zapier es muy buena para hacer todo tipo de automatizaciones. La he usado para ciertas cosas, como por ejemplo automatizar datos de un formulario y pasarlos a un doc o avisar a alguien de mi equipo cuando ocurre algo en un funnel. Es muy buena y recomendable 😉

      Un abrazo

  4. Hello Javi! Uso cada día Calendar y Trello, y AHORA mismito me estoy apuntando a Toggl, pues la conocía (mi chica es asistente virtual de mi web y también de otras y le va geniallllll) pero hasta ahora no había considerado usarla. Pero con la cantidad de horas que le echo al negocio, sería interesante monitorizar todo (formación, creación de campañas, tiempo de grabacion/edición de videos…). Un abrazo!

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