Toggl: descubre si un cliente es rentable o no

Hace meses me dio una pequeña "fiebre" por la productividad. Entendí que un freelance que trabaja desde casa tiene que ser un hacha productiva si quiere vivir de esto. Y me puse en serio con el tema.

Probé decenas de herramientas, bastantes métodos y sistemas y leí sobre el tema. Devoré el blog de Berto Pena y su curso y cambié bastante la mentalidad. Y a partir de ahí me hice el mejor amigo de Trello y de Toggl, la herramienta de la que te voy a hablar hoy.

Solo te diré una cosa: gracias a esta herramienta sé perfectamente si cobro poco por un proyecto y si un cliente me es rentable. Si tú quieres saberlo también, acompáñame en este corto viaje.

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1. ¿De qué va Toggl?

Togglr es una herramienta que hace una cosa muy sencilla: mide el tiempo exacto que dedicas a cada tarea, proyecto y cliente

Puedes saber cuánto tiempo has echado en un proyecto de copywriting, en una colaboración, escribiendo un post o en reuniones puntuales.

toggl 2

Tiempo que llevo escribiendo lo que ves aquí 🙂

El funcionamiento es muy sencillo:

  1. ​Creas un cliente en Toggl: creas un cliente, siempre y cuando tengas más de un proyecto o trabajo con él. En caso de solo ser un cliente puntual, es más cómodo crear un proyecto.
  2. Asignas proyectos a los clientes: por ejemplo, yo tengo clientes a los que les llevo la gestión de 2 o 3 blogs. A ellos les asigno cada proyecto con el nombre de cada blog.
  3. Crea tareas y pon a correr el reloj: cuando vayas a ponerte a hacer una tarea relacionada con el proyecto, la creas y haces que el reloj empiece a contar. Y cuando termines, lo paras para saber cuánto hasta tardado.

Si integras esta rutina en tu día a día tienes el control de tu tiempo. Sabes cuánto tiempo gastas en cada tarea. Sabes si las haces más o menos rápido. Y, en definitiva, sabes el tiempo que dedicas a cada cliente.

toggl_proyectos

Aspecto de un reporte semanal.

Este gráfico (con los clientes tapados evidentemente) es revelador. Sé cuánto tiempo he dedicado a cada proyecto en la semana. Sabiendo cuánto he cobrado por cada uno me cuesta muy poco valorar si me es rentable o no.

Yo no trabajo por horas, pero si lo haces esta herramienta debe ser tu mejor amiga. Aunque seas como yo, conocer el número de horas dedicadas a los proyectos y trabajadas cada día te ayuda a focalizarte y valorar cada situación, colaboración, cliente, etc.

Y todo esto es gratis. Sí, tiene versión de pago, pero para un freelance la gratuita va de sobra. No necesitarás compartir reportes ni gestionar grandes equipos.

Podría poner un tutorial exacto de cómo usar Toggl y demás, pero de verdad que es muy sencillo. Estaría rellenando esto de palabras para nada porque es intuitiva al 100%.

toggl_resumen_semanal

Mi futura mudanza me está quitando bastante tiempo 🙂

2. Cómo aprovechar los datos de Toggl

Esta herramienta no sirve de nada si te quedas en los simples números. Hay que traducir las horas y los datos en conclusiones. Veamos qué tipo de conclusiones puedes sacar con ellos.

¡Ahora sé cuánto tiempo gasto en cada cliente! ¿Quieres saber cómo?

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¿De verdad estoy ocupado?

El clásico "no tengo tiempo" es una frase que se puede desmentir (o solucionar) con Toggl. Es sorprendente como puedes ver, tras un reporte semanal, que en tu supuesta jornada de 8 horas solo has trabajado 4.

​Distracciones, llamadas de teléfono, Facebook, Twitter, abrir una noticia, ... Hay miles de motivos por los que podrías estar tirando el tiempo. Toggl te da un tirón de orejas y te dice lo que DE VERDAD estás trabajando.

¿Merece la pena lo que he cobrado?

El tiempo es finito y hay que dedicarlo en algo rentable si trabajas. Hay muchos tipos de proyectos que tienen otro tipo de rentabilidad, pero de algo tenemos que comer.

Con una simple división del importe cobrado entre las horas trabajadas puedes ver lo que has cobrado por hora. Aunque no cobres por horas, tu cara tras ver el resultado define de forma muy clara si te parece bien o no.

A partir de esa simple división tomas la decisión de subir tus precios, no volver a coger ese tipo de clientes, buscar más clientes similares, etc.

¿Estoy mejorando o empeorando a la hora de hacer tareas?

Hay infinidad de tareas mecánicas dependiendo del trabajo que hagas. Tareas que, en teoría, tras hacerlas muchas veces debes de ir haciendo más rápido.

Yo antes tardaba días y días en escribir una página de ventas. Cuando empecé era un suplicio, no te voy a engañar. Pero me seguí formando, aprendí y me fui haciendo poco a poco con el proceso.

En Toggl puedo ver como lo que antes tardaba en hacer 8 horas hoy tardo 4 o 5. Si me pasara al revés, tendría que pensarme seriamente si estoy en el nicho correcto o si debo cambiar mi forma de hacer las cosas.​

Analiza tus tareas y tus trabajos, valora cuánto tiempo tardas en hacerlos y si evolucionas. Si no lo haces, necesitas formarte y mejorar o pensarte tu situación.​

¿Debería delegar estas tareas?

Delegar es un mundo. Sobre todo si creemos que son tareas "pequeñas" que ocupan poco tiempo. ¿Para qué las vas a delegar si son cinco minutitos? Pues con Toggl las puedes medir para ver que no serán tan poca cosa.

​Trackea (wow menudo vocabulario cool tengo) cada tarea y aquella que te robe tiempo, pero no te dé beneficios, fuera. Delega, elimina o cambia. No hay otra opción posible.

¿En qué horario soy más productivo?

Hay personas que trabajan mejor a las 6 de la mañana. Otras que lo hacen mejor a las 12. Otras a las 4. Y otras que incluso de madrugada. Cada maestro tiene su librillo.

Con Toggl sabes si las horas que echas por la mañana son más productivas o si lo son menos que las de la tarde. Y con esta información puedes moldear tu horario de trabajo para ser más productivo.

Yo antes trabajaba mucho de madrugada. Tenía mi costumbre (heredada de ver la NBA) y creía que me iba bien. Cuando le di un vuelco de 180º a mi rutina y empecé a levantarme a las 6 de la mañana, todo cambió.

Era más productivo, a las 10 de la mañana​ había dejado casi todo el trabajo hecho y tenía todo el día por delante. Y con Toggl lo vi, porque la misma tarea me costaba horrores a las 2 de la mañana y era simple a las 7.

tiempo y dinero

3. ¿Todo se valora en tiempo y dinero?

Este post puede parecer materialista. Pero no lo es. Es realista.

​Hay trabajos y proyectos a los que les ponemos tiempo (y por lo tanto dinero) y de los que nos encariñamos. Es más difícil abandonar un proyecto que comenzarlo, te lo aseguro.

"Es más difícil abandonar un proyecto que comenzarlo"

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A mí Toggl me ha ayudado a dejar caer "pesos muertos". Proyectos, clientes o tareas con las que me había "encariñado" y que debían de salir de mi rutina. Con mi nuevo enfoque y filosofía de no dejarme llevar, lo voy a hacer todavía más.​

Puedo parecer un pesado, pero a mí esta herramienta me ha abierto mucho los ojos. Antes decía que estaba ocupado, ahora sé realmente si estoy ocupado o si estoy perdiendo el tiempo. Y al verlo reflejado te duele y mejoras para que no te duela verlo.

4. Una última pregunta

Ya no te voy a dar más la vara con Toggl, te lo prometo. Solo te voy a dejar una pregunta que quiero que contestes:

¿Te gustaría que hablara más de productividad en el blog?

Es un tema que me encanta y que estoy aprendiendo, pero quizás a ti no te interese tanto. Lo veremos en los comentarios.

35 comentarios en “Toggl: descubre si un cliente es rentable o no

  1. ¡Buena Javi!

    No conocía la herramienta y la verdad es que es bastante interesante, sobre todo si, como tú mismo dices, haces de su uso una rutina diaria.

    El post te ha quedado con una maquetación exquisita (me encanta thrive content ????), aunque igual debería echarle un ojo a la url que te ha quedado un poco rara (no sé si es intencionado).

    El tema de la productividad es un vicio la verdad. Hay cientos de herramientas y metodologías y es muy fácil tirarse un buen rato leyendo sobre el tema. Por mi parte métele mano al tema sin ningún miedo.

    Un saludo,

    Luis.

    • ¡Hola Luis!

      La herramienta, una vez la incorporas a tu rutina, es una gozada. Yo ya me controlo bastante las horas y sé los días que me va mejor y peor (e incluso por qué).

      Lo de la URL ha sido un fallo al publicarlo, ya está arreglado. Gracias por avisar 😀 (Thrive Content es un lujo, haces los posts super visuales en nada).

      Viendo la aceptación que tiene el tema, habrá que darle de vez en cuando. Yo voy aprendiendo cada día, así que iré enseñando lo que aprendo.

      Un abrazo

  2. Hola Javi,

    No conocía esta herramienta. El lunes me pongo a trastear con ella. A ver si es tan efectiva como dices. Que yo sí trabajo por horas. 😉

    Y en respuesta a tu pregunta. Ya sabes que yo soy una enamorada de la productividad. Me encantaría que hablaras de ello y de lo que estás aprendiendo.

    Un fuerte abrazo crack. 🙂

  3. Desde hace algun tiempo me atrae bastante el tema de la productividad, pero es desde hace relativamente poco cuando me he puesto un poco mas en serio.
    Yo si conocia toggl y la uso cada dia, es una herramienta increible. Empecé a usarla sola pero luego descubrí un detalle que le faltaba para mi gusto y era la opcion de crear tarear sin necesidad de iniciarlas en ese momento, a modo de lista para luego ir haciéndolas. Es cierto que puedes crearla, pararla y luego reactivar el tiempo pero no era lo mas cómodo. Por eso decidí trabajar con Asana, un gestor de proyectos que me parece increible y que en su version free cubre de sobra lo que casi cualquiera necesitamos. Además descubrí que se podían combinar ambas herramientas y eso ya fue la clave para mi, podía gestionar mis proyectos y tareas como quería y tambien puedo contabilizar el tiempo que dedico a cada uno. Lo dicho, combinación perfecta.
    Muchas gracias por tus contenidos.

    • Hola Javier,

      Yo también probé Asana, pero no terminó de convencerme. Tengo que volver a probarla a ver, ya que he oído varias veces ya muy buenas palabras de los beneficios de la integración de ambas. Lo tendré en cuenta, ¡gracias por la sugerencia!

      Un abrazo

  4. Hola Javi.
    Interesante artículo.
    Voy a abusar de tu amabilidad permitiéndome comentar y te voy a contar una anécdota de principios de este sigo XXI.
    Yo trabajaba como ingeniero en una compañía tecnológica. En aquella época por las características de mi puesto me encontraba en la encrucijada de varios departamentos y tenía que atender, además, a clientes, proveedores, creación de mis propios proyectos, supervisar obras, atender a compañeros, etc, etc, etc.
    El caso es que acababan las semanas y yo no daba a basto. Tenía muchas dificultades para cumplir los objetivos planificados y cuando los acababa no estaba satisfecho con el resultado obtenido. Daba igual el número de horas que echara cada día. Nunca llegaba.
    Ya te puedes imaginar la sensación de frustración personal.
    A esto había que sumar la sensación que percibía de que los responsables de los departamentos no me veían como resolutivo. Cada uno sólo veía el resultado del trabajo que directamente les afectaba. A una calidad, que yo mismo consideraba no digna de mi capacidad, normalmente se añadían retrasos.
    El caso es que para evitar volverme loco decidí montarme mi “Toggl manual”. Utilicé una hoja de cálculo y era riguroso apuntando todos los comienzos y finales de cada tarea.
    El análisis del resultado fue muy esclarecedor y me permitió poner orden en las actividades y, sobre todo, hacer comprender a todos los afectados por mi trabajo de las circunstancias que provocaban mis resultados.
    Todos fueron conocedores de la situación y, sobre todo, yo aprendí a ver donde estaban las fugas de tiempo, cuáles eran los proyectos que más me ocupaban y analizar la productividad de los mismos.
    La situación se tradujo en una mayor valoración de mi trabajo por el resto y en un aumento notable de mi productividad, pues dejé de realizar proyectos que demostré que no eran productivos por la cantidad de tiempo que había que invertir y el resultado que aportaban a la empresa.
    Mi sensación de frustración desapareció paulatinamente lo cual se tradujo en una mejora notable de la productividad. A partir de aquellos tiempos, el análisis de tiempos se convirtió en una fijación.
    En definitiva, para no enrollarme más. Tener controlado el tiempo es fundamental. En este artículo tú lo demuestras. Si bien, lo orientas desde el punto de vista de alguien freelance, es algo que puede ser utilizado hasta por el último empleado de cualquier empresa.
    Sigue así Javi.
    Un abrazo.

    • Hola José,

      Me entran ganas de coger la historia y pegarla en el post. Quizás lo haga 😀

      La gestión del tiempo como freelance es esencial, pero eso no quiere decir que las empresas no debieran controlarla también. Es ridículo ver cómo se pierde el tiempo en una empresa en tareas estúpidas, que salen caras y que roban muchísimo tiempo. Se ponen los precios sin saber cómo afectan en el tiempo, no se sabe qué se tarda en hacer cada cosa, etc. Ojalá pudiera hacerle más de una auditoria de productividad a alguna.

      Yo ya cada vez que alguien me dice “no tengo tiempo” yo le digo “lo que pasa es que no sabes cómo utilizar bien tu tiempo”. Toggl a mí me ayudó a conseguirlo, a ver si a otros también.

      Un abrazo

  5. Qué estupenda herramienta Javi! Muchas gracias por compartirla… Yo en lo particular también eso de buscar ser más productiva es todo un reto y confieso que varias veces no logro compaginarlo bien..
    Ya guardo este estupendo artículo en mi pocket y disponerme a practicar con la herramienta. Un gran abrazo amigo y mucha suerte!!

    • El tema de ser productivo se aprende poco a poco. Se dice que hacen falta 21 días para que un hábito se “fije”, por lo que ya sabes: a usar 21 días Toggl 😀

      Ya me contarás qué tal te va con ella. ¡Un abrazo!

  6. No conocía esta herramienta y la verdad es que me viene de perlas. Quizás no tanto con los trabajos largos en el tiempo, pero sí con los micro-encargos. Y creo que combinándolo con extensiones como StayFocusd puede ser una buena estrategia para estar centrada y darlo todo.

    Me ha llamado especialmente la atención lo que dices de tu cambio de horario. Yo tengo la sensación de rendir muchísimo mejor por las mañanas, pero nunca me he planteado un madrugón como el tuyo. Y me atrae mucho lo que dices de que a las 10 de la mañana tienes esa sensación de haber cumplido y tener todo el día por delante… Puede ser una buena opción para practicar más deporte…

    Voy a seguir dándole vueltas al tema horarios y a usar esta herramienta desde ya.
    Por mi parte, si sacas contenido sobre productividad tan poco visto como creo que lo es este, adelante.

    Saludos!

    • Hola Lúa,

      La de StayFocusd tengo pendiente utilizarla, aunque yo tengo TimeStats para saber dónde pierdo más el tiempo. Algo es algo 😀

      El madrugón sienta fenomenal. Yo cuando me levanto a las 6 (ya no lo hago todos los días) y llegan las 10-11 de la mañana y me quedan “4 tareítas” por hacer me siento el rey del mundo. Me gusta dejar las tardes para mis propios proyectos, por lo que no me queda otra que trabajar los de los clientes por las mañanas. Te lo recomiendo.

      A seguir con la productividad, ya mismo estoy creando categoría.

      Un abrazo

  7. Molaría mucho que hablarás de temas de productividad, a mi me interesa mucho.

    Puto facebook, marca, sport, as. mundodeportivo, skype, whatspp, me voy a comprar un ordenador con windows 98 instalado para trabajar -.-

    Un saludo

  8. Hola Javi,
    este artículo me ha recordado a los bonos que se rellenaban en algunos departamentos de mi antiguo trabajo, pero esto se hacía a mano. Consistía en anotar tiempos y qué hacías en cada momento. Yo nunca tuve que hacerlo, pero sí recuerdo que a la gente le parecía un rollo.
    Esta herramienta es muy buena para saber cuánto te cuestan las cosas. Todo el mundo lo debería probar, se tenga empleo o no, todos hacemos trabajos para la universidad, escribimos en el blog, etc.
    También pienso que en las empresas se debería tener en cuenta, tanto que hablan de productividad. Parece que os preocupáis mucho de eso los que trabajáis en casa por ser un entorno más adverso cara a la productividad, pero precisamente en las empresas es donde más presente está la falta de productividad.
    Todo lo que quieras hablar de esto, adelante.
    Un abrazo 🙂

    • Hola Carolina,

      Claro, cualquier cosa susceptible de ser medida puede entrar en Toggl. Incluso puedes poner todo lo que haces cada día y, de esa forma, medir cuánto tiempo dedicas a todas las actividades de tu día a día.

      Las empresas son muy improductivas. Tienden a medir todo por horas y a tener a las personas atadas a horarios que, en muchas ocasiones, no tienen ningún sentido. Por ejemplo, tengo un amigo arquitecto al que le obligan a ir todos los días de 8 de la mañana a 8 de la tarde, teniendo que comer allí. Si termina sus tareas antes, también se tiene que quedar. ¿Qué sentido tiene?

      En la empresa de uno de mis clientes hacen todo lo contrario. Si terminan la tarea principal que tienen en un mes antes de tiempo, ¡les dan días de vacaciones! Eso sí es motivar la productividad. Cuando sabes que tardes 4 horas u 8 en hacer una cosa vas a tener que estar allí, es cuando te importa muy poco ser más o menos productivo.

      Un abrazo

  9. Si, yo uso las dos (Trello y Toggl) y son fantásticas la verdad, parece que no pierdes el tiempo pero después te asombras…jaja

    Tengo usado también el programa Rescue time, ya que al desarrollar webs trabajaba mucho con programas en el pc, y quería saber en que gastaba más mi tiempo para saber que era lo que más tiempo me llevaba, por ejemplo, medir tiempo de uso del programa Ftp, del notepad++, del photoshop, así como ver en que perdía tiempo, Youtube, Facebook, etc.

    Así que también es una interesante herramienta, trackea todo lo que haces en el pc y el tiempo de productividad, en el que puedes colocarte metas de productividad y categorizar las acciones.

    Por supuesto, el tema de la productividad es súper interesante y hasta que ves que vas sin tiempo no le das importancia, y creo que tardamos mucho en tomar acción para solventar este gran problema de la optimización en cuanto a la gestión del tiempo.

    ¡Un abrazo!

    • Hola Alejandro,

      Rescue Time no la conocía, tendré que probarla. Que a veces pierdo mucho tiempo haciendo pamplinas en el PC y me gustaría saber en cuáles pierdo más.

      A ver si sigo hablando sobre el tema, que veo que muchos tenemos este “problema” de productividad a diario.

      Un abrazo

  10. Hola Javi,

    A mi me parece un tema muy interesante. La forma en que “gastamos” el tiempo es muy importante. Y medirlo para tomar consciencia es revelador. Nos puede ayudar a invertir mejor nuestras horas en el día a día para ser más productivos.

    Gracias por compartir tu experiencia con toggl. Yo la probaré, sin duda.

    Un abrazo!

  11. Tengo una cuenta en Toggl desde hace un par de semanas y todavía no me he acordado de probarla. Hace un tiempo usé Tracking Time, que creo que es parecida, y me dio muy buenos resultados.
    Tendré que utilizar las dos para ver cuál me gusta más 🙂

    • La combinación de Trello y Toggl es muy buena. Yo gracias a esto puedo incluso saber cuándo soy más productivo para ordenarme las fechas y demás, ya que en caso contrario acabo trabajando días y horas que no me encajan para nada 😀

      ¡A contar el tiempo!

      Un abrazo

  12. Hola Javi, yo empleo timecamp.com para estos asuntos. Lo que me gusta es que instalas un programa en el ordenador que monitoriza en tiempo real lo que haces, y da igual si es navegar por una página como si es un programa tipo evernote o lo que sea.

    Básicamente cuantifica el tiempo empleado y te proporciona graficas. La cuenta gratuita para uno solo es más que suficiente.

    No la he comparado con toggl. Quizás lo haga para ver si es más sencilla de emplear.

    Mi inquietud radica en eso mismo, en determinar cuanto tiempo invierto con el ordenador en tal cosa o tal otra.

    Mi enfoque es un “poco distinto” al que tu expones, te explico.

    Yo me hacia esta pregunta, ¿donde meto las horas de la semana? ¿Cuantas horas se me van y donde? Tras un par de meses de uso la respuesta fue que Outlook y un programa de administración remota se llevaban la palma. El tercer proyecto que me consume más tiempo es mi propio blog.

    Si hay alguien que tenga dudas, que haga la comparativa y nos cuente.

    Otro asunto.

    Hay una cosa que has mencionado y es que llevas la gestión de editorial de varios blogs, ¿Como lo haces? ¿accedes a sus blogs directamente y te pones a escribir? o ¿lo haces desde una consola centralizada?

    Ya me cuentas.

    Un abrazo.

    • Hola Paul,

      No conocía TimeCamp, lo voy a instalar a ver. Por lo que dices hace más o menos lo mismo que Toggl, por lo que si se instala en el PC y también trackea lo que hago para “perder el tiempo” no estaría mal 😀

      Claro, aparte del tema de clientes yo también uso Toggl para eso. En primer lugar sí que lo uso para ver si lo que he cobrado por un trabajo me ha merecido la pena o no, pero también para ver qué días soy más productivo o en qué se me va el tiempo. Yo utilizaba TimeStats en su día para ver qué hacía en Chrome.

      Accedo a sus blogs directamente, la verdad es que nunca había pensado en el tema de una consola centralizada. Si sabes sobre ese tema, mi correo está abierto para ti 😀

      Un abrazo

  13. ¡Hola Javi!

    Me parece una herramienta súper interesante y, por mi parte, estaría encantado de poder saber algo más acerca de productividad.

    Este tipo de herramientas pueden servirnos para saber si de verdad somos productivos en lo que hacemos y que podemos hacer para mejorarlo.

    ¡¡Gracias por el aporte!!

  14. ¡Hola Javi!

    Si lo que quieres es mejorar la gestión de tu tiempo quizá te interese Kiply. Es un software de productividad personal te permite monitorizar tu actividad para conocer a qué dedicas realmente tu tiempo cuando utilizas tu ordenador.

    Con Kiply registras automáticamente tu actividad en tiempo real y de forma totalmente privada. Tanto desde la web como desde la aplicación de escritorio, puedes visualizar tu actividad, crear proyectos y ver cómo evolucionas según tus objetivos. Así puedes saber de forma completamente objetiva, cuánto tiempo dedicas a cada cliente o proyecto.

    Puedes descargar la versión de Kiply para Windows totalmente gratis a través de la web kiply.com/es. ¡Dime qué te parece! 🙂

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