truco de productividad

Un (pequeño) gran truco de productividad que podría salvarte el día

Llevo una semana muy mala en cuanto a productividad. Si vieras mi Toggl verías que no he trabajado lo suficiente y que no he avanzado una mi****.

Por diferentes motivos, se me habían amontonado muchas tareas de la semana y a las 20:00 del miércoles me sentía agobiadísimo. Mucho por hacer. Muy poca semana por delante.

​Pero entonces tiré de un truco muy antiguo, pero muy útil. Es la técnica que uso cuando las tareas y el tiempo me avasallan y no me queda otra que ordenarme de nuevo. Cuando ni Trello ni ninguna app puede ayudarme.

¿Quieres ver qué es lo que hice? Let's go​ my little padawan.

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truco de productividad

¿Qué pasa cuando nos saturamos de tareas?

El ser humano es muy optimista a veces. Sobre todo cuando gestiona su tiempo. Tendemos a coger un calendario, llenarlo de tareas con plazos horarios y pensar que somos robots programados para hacer todo lo que hemos puesto.

Nos comemos todas las posibles "sorpresas" (llamadas telefónicas, email importante, llaman a casa, viene un técnico a arreglarte el horno porque sigue sin funcionar 14 días después... maldito horno).

Y aunque a veces cumplimos con lo que hemos programado, en muchas otras ocasiones no. Ese es el momento en el que las tareas se amontonan y nos saturan. Y cuanto más miramos las tareas que tenemos que hacer, más nos agobiamos.

Es la misma sensación que tenías cuando tenías que estudiar para un examen y no lo llevabas preparado. Mucho contenido y muy poco tiempo. Y al final pasa lo que pasa: que no te estudias nada. O en este caso, que acabas por no hacer casi nada.

Ante la saturación de tareas la solución humana es la procrastinación y quejarse. Nos encanta quejarnos. Pero en vez de quejarnos, vamos a ponerle solución a esto, que es lo que hago yo. Veamos cómo.

lista de tareas

Tu cara cuando ves tu lista de tareas.

Cómo reordenar tu día/semana/mes/año con éxito

Te voy a decir lo que hago paso a paso. Son cositas muuuy simples, pero es que en la simpleza está el secreto de la productividad. 

1. Relájate y respira

¡Tranquilo! No eres el primero al que le pasa esto. Y no será la última vez que te pase. Apártate del PC, abandona todo lo que estés haciendo y coge 15-30 minutos para respirar. Libera espacio. Resetea tu mente.

2. Apunta en un folio todas las tareas que tienes que hacer

Cuando la mente esté despejada, toca coger papel y boli. No quiero apps, olvídalas. Ni te acerques al PC. Solo tienes que ir poniendo una tras otra todas las tareas que tienes que hacer sin orden ninguno. Da igual que la tengas para mañana, para dentro de 10 horas o para ayer. Ponlas todas.

3. Crea el cuadro mágico urgente-importante

Es el momento clave. El paso que hace que todo lo que está desordenado pase a parecer el cajón de los anuncios de IKEA. ​Tienes que crear un cuadro similar al siguiente en tu folio, pizarra o donde quieras (¡no toques el PC!):

URGENTE

NO URGENTE

IMPORTANTE

NO IMPORTANTE

Como puedes ver hay dos variables muy claras:

  • Importancia: ¿cómo de importante es la tarea para conseguir tus objetivos a corto, medio y largo plazo?
  • Urgencia: ¿qué plazo tienes para completar esta tarea? ¿Si no la haces no puedes hacer otras? ¿Hay que terminarla hoy o mañana?

No te engañes. No todas las tareas son urgentes ni importantes y lo sabes. Sé consciente de qué tareas importan y cuáles hace falta hacer YA.

4. Ordena las tareas por importancia

Ya tienes las tareas en los diferentes cuadrantes. Ahora vamos a ponerles un orden y prioridad. 

El orden es el siguiente:

  1. ​Tareas urgentes e importantes
  2. Tareas importantes y no urgentes
  3. Tareas urgentes y no importantes
  4. Tareas no importantes ni urgentes

URGENTE

NO URGENTE

IMPORTANTE

Tarea 1

Tarea 2

Tarea 3

Tarea 4

Tarea 5

Tarea 6

NO IMPORTANTE

Tarea 7

Tarea 8​

Tarea 9

Tarea 10

Ya puedes reordenar esa locura de lista llena de tareas sin orden ni prioridad. Solo tienes que ir cogiendo y poniéndole un número a cada una, teniendo en cuenta el orden anterior para colocarlas en una nueva lista. Ahora si quieres ya puedes ir al PC, te doy permiso.

5. Divide las tareas en pequeñas tareas

Todavía no hemos terminado. Vamos a poner las cosas más fáciles. Coge cada tarea y divídela en tareas mucho más pequeñas. Por ejemplo, si quieres hacer un post puedes dividirlo así:

  • Encontrar fuentes de información
  • Proponer 10 títulos diferentes
  • Organizar el post en diferentes secciones
  • Escribir el comienzo y final del artículo
  • Escribir el resto del artículo
  • Buscar fotografías, gifs y gráficos para el post
  • Editar el post
  • Publicar el artículo y compartirlo en Twitter, Facebook y Google+

Divide cada tarea en el máximo de subtareas posibles. Esto se hace porque cuando termines una podrás tacharla y sentirte realizado. De verdad, uno se siente muy bien cuando tacha todo lo que tiene que hacer algo.

6. Let's work!

Tienes un orden de tareas. Tienes subtareas para ir tachando y sentirte muuuuucho menos estresado. Vuelves a tener el control de tu vida y de tu tiempo.

Ahora a trabajar. Coge esa lista y ve haciendo todo lo que te has propuesto sin saltarte jamás el orden que has elegido. No procrastines y no hagas las cosas fáciles y dejes todas las difíciles. ¡Sigue el orden!

lista ordenada

¡ORDENÉ MIS TAREAS!

¿Y esto funciona? 

El miércoles terminé el webinar de SEMrush (os dejo enlace a la presentación) sobre las 19:30 y tenía 12 tareas por delante para acabar entre el jueves y el viernes por la mañana.

Cuando las vi me saturé mucho. Pensé que no las iba a acabar en la vida en un día y medio y que me supondría tener que trabajar el viernes por la tarde o alguna mañana de sábado o domingo.

Pero no. Hice esto y se acabó.

Ayer terminé 8 de las tareas y hoy voy a acabar otras 2. Me di cuenta de que había 2 menos urgentes y las dejé para el lunes y el martes de la semana que viene. El desorden se convirtió en orden y el caos en armonía.​

A mí este sistema me funciona. No puedo prometerte que a ti también, porque cada uno es como es. Pero conozco más gente a la que le funciona y no soy el único bicho raro que la utiliza.

a dormir

Y esto es lo que voy a hacer este fin de semana gracias a ordenarme en condiciones... 😉

Y tú, ¿cómo ordenas tus tareas?

Este no es el único sistema que hay para ordenar tareas. Sistemas de productividad y demás hay muchos. ¿Cuál usas tú? ¿Te gusta este? ¿Lo usarás? Si lo haces, envíame una foto o algo de ese cuadro tan mono que vas a hacer.

32 comentarios en “Un (pequeño) gran truco de productividad que podría salvarte el día

  1. Qué grande jaja
    Y encima tienes tiempo de hacer un artículo en tu blog jaja

    Grandes consejos Javii ^^
    La verdad que con la simple acción de separar tareas urgentes de no urgentes ya te quitas un agobio importante…

    ¡Hablamosss boss!!

  2. Hola Javi.
    Estupendo artículo y muy práctico.
    En mi caso, cuando tengo necesidades de reordenarlo todo, empiezo por cerrar el correo electrónico, las redes sociales y apago el móvil.
    No quito el timbre de la puerta porque no puedo porque de lo contrario….
    Un abrazo.

  3. Hola Javi, soy un recién jubilado que me ha dado entre otros menesteres que me he marcado por montar un blog(bueno me lo ha montado mi hijo) así que estoy recopilando toda la información sobre blogs que puedo (y que sean gratuitas por lo de jubilado)y tengo que expresarte mi agradecimiento por tus comentarios ya que son de lo mas acertado. Dicen que los jubilados nos aburrimos, pues la verdad es que no, en 6 meses lo tengo todo controlado, escribo un libro, ando todos los días, hago bricolaje, ayudo en la cocina, escribo articulos para la prensa local, la verdad que no me aburro, asi que muchas gracias por tus articulos, aprendere a enlazar mi blog con otros para conseguir visitas, gracias por todo, y un saludo.

    • Hola Eduardo,

      Me alegra que estando jubilado tengas esta cantidad de actividad. Hay que demostrar que el hecho de estar jubilado no significa estar “parado” o “viviendo la vida”. Mucha suerte con ese blog y enhorabuena por todo lo que haces Eduardo.

      Un saludo

  4. Hola Javi!!!
    Estos consejos me vienen como agua de Mayo.
    Ahora mismo estoy en un momento en el que no sé ni por dónde tirar.
    Tengo tarjetitas repartidas por la mesa, la agenda, en cuadernos… y me siento como un niño pequeño al que le dan a elegir entre una tarta de chocolate, una tableta de turrón blando y una bolsa de gominolas… OMG!!!!
    Y lo peor es que te agobias tanto que al final no eliges nada. Grrrrrrr!!
    Voy a ponerlo en práctica, a ver si soy capaz de elegir una chuche, jejeje!!!
    Gracias por los consejos, Javi!!

  5. Muy interesante este metodo Javi, me hace recordar algo que lei en algun libro de Dale Canegie; al igual que a Bea me viene muy bien en este momento, bien sabes lo enredado que se puede volver el lanzamiento de un proyecto nuevo, y bueno, en eso ando…Le estoy sacanbdo punta al lapiz para comenzar mi cuadro (en serio lo estoy haciendo XD) y ver que tal resulta todo.

    • Hola Denny,

      Si estás lanzando un proyecto el cuadro es fantástico para organizarte las ideas. Sube por aquí una foto de ese papel pintado con lápiz, me encantaría verlo 😀

      Un abrazo

      PD: me encanta el libro de Dale Carnegie.

  6. Muchas gracias Javi, muy buena técnica, viene genial para cuando estás tan saturada que no eres capaz ni de pensar …. Con toda seguridad voy a seguir tu consejo. Gracias!!

  7. Hola Javi,
    este planteamiento me recuerda al eterno debate, a veces con uno mismo, de todos los trabajadores: Lo urgente vs lo importante. Parece que siempre sale ganando lo urgente y lo importante queda rezagado. ¿Cómo llevas tú esto?
    Un abrazo 🙂

    • Hola Carolina,

      El cuadrante al final resalta lo que realmente es importante y urgente. De hecho, resalta muy por encima lo importante de lo urgente si te fijas, así que le vendría bien a todos esos trabajadores 😀

      Lo urgente a veces no es tan urgente, otras veces que sea tan urgente es culpa de uno mismo (malos plazos, complacer a los clientes, …) y, en general, hay pocas cosas diarias que sean urgentes. El problema es que todos vivimos en un permanente estado de “urgencia”, que no lo es tanto.

      Un abrazo

  8. Jajaja esta mañana he hecho yo uno mas cuco en mi casa, para no perder mas los papeles donde apunto las cosas, y me encuentro por face que Carolina Lacruz comparte el tuyo…este truqui es muy provechoso. Yo lo copie de una hojita de agenda imprimible que regalaba una chica en su blog missagendadelimon.
    Buen día.

  9. ¡Buen método Javi! generalmente hago listas de las cosas que tengo que hacer y luego las empiezo por orden de importancia o facilidad, depende como me sienta ese día jeje.
    Me llevo tu técnica y algún día de estos seguro que la uso. Saludos.

  10. Gracias Javi, muy buenos consejos.

    La técnica de dividir las tareas en cosas más pequeñas es genial.

    Un pequeño anotador también, apagar todo y quedar frente a frente con una lista en papel o una pizarra funciona, al menos a mí, jaja!

    El cuadro de importante-no importante – urgente – no urgente es muy bueno para ver en realidad de que no todo es realmente importante y urgente como pensamos. Nos sirve para poder delegar o dejarlo para después.

    De hecho me hizo recordar el libro “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva” lo recomiendo para tenerlo de apoyo =)

    Un abrazo!

    • ¡De nada Lihuel!

      Dividir las tareas, anotarlo todo y aislarte del mundo 2.0 es salvador en estos momentos. Espero que el cuadro te sirva para delegar y dejar para después muchas cosas 🙂

      Aunque parezca mentira todavía tengo pendiente leer ese libro. En 2016 no se me escapa.

      Un abrazo

  11. Que bien! Creo que imprimir este artículo es lo último que haré en este año referido a mi trabajo y emprendimiento (mi esposa no lo cree)

    Gracias excelentes consejos y probaré el sistema, a ver si de una vez aparecen en mi día a día tareas no urgentes…

    Feliz Año Nuevo!!!

    • ¡Hola Eduardo!

      Imprimir es algo que hay que hacer de vez en cuando con los mejores artículos que leas por ahí. Me alegro de que este post te parezca tan bueno como para imprimirlo y que fuera de lo último que hicieras en el año 😀

      Un abrazo, mucha suerte y feliz 2016!

  12. Muy bueno, la productividad es un tema que cuesta sobretodo si acabas de empezar en el blogging.

    Saber organizar las tareas es básico para no perder el tiempo de mala manera. Para hacer crecer un blog hay muchas cosas que hay que hacer y muchas de ellas (redes sociales) pueden distraer y robar demasiado tiempo.

    pd: me encanta que todos los gifs sean de Star Wars jajaja

    Un saludo

    • ¡Gracias Víctor!

      La vida como blogger es organizarse o morir 😀 Las redes sociales distraen mucho y, curiosamente, son una de las cosas que menos resultados traen. Más centrarse en la lista de correo y menos en los suscriptores.

      Jaja, es que el post salió en la fecha del estreno y tocaba hacer homenaje.

      Un abrazo

  13. Hola Javi, en mi caso puedo decirte que cada noche al finalizar mi jornada laboral, en una libretica que nunca me falta escribo las tareas a realizar el día siguiente, las cuales voy tachando en el transcurso del día, lo que me hace empezar el día enfocada y no perder tiempo tratando de decidir por donde empiezo.

    Me gusto mucho tu sistema y me vendría bien probarlo más cuando se trata de las tareas que debo realizar durante la semana.

    Gracias por compartirlo, un saludo!

  14. Es un método bastante útil para fijar objetivos, como dicen los marinos: Ningún viento es favorable para quien no sabe dónde va. Ser constante con el método durante 21 dias o 3 semanas que según dicen, es el tiempo en que una acción se convierte en hábito. Adicionalmente, para cada tarea le asigno un tiempo pues es bueno delimitar el tiempo porque las tareas tienden a consumir tiempo infinito. Para ello uso el sencillo pero eficaz método ‘pomodoro’. La mente se termina adaptando a segmentos de tiempo que previamente has programado y evita distracciones.

    Saludos.

    “El pesimista se queja del viento, el optimista espera a que cambie y el realista ajusta las velas”.

    • Muy buena la metáfora con los marinos. Está claro que una rutina, si no se mantiene, nunca se convierte en rutina porque el ser humano es muy débil para este tipo de cosas.

      Yo usaba antes Pomodoro, pero me cansé un poco de los plazos cortos de tiempo. Aun así me iba bastante bien cuando escribía muchos artículos y cobraba menos, ya que me ponía el objetivo de terminarlos en un Pomodoro (25 minutos usaba yo) y lo cumplía. Hoy en día ya no me encaja tanto.

      Un abrazo

  15. Hola javi!

    Yo soy tradicional y siempre he usado listados en papel.
    Siempre he usado post-it que se me acababan perdiendo antes de que pudiera tachar todas las tareas… Jaja, que desastre.

    Voy a empezar a trastear alguno de los programas que dices, aunque dudo que me quede con ninguno. Soy demasiado antiguo.

    Cuál recomiendas para empezar? Que sea sencillo por dios!

    Un saludo.

    • Hola José,

      Lo de los post-it viene bien de vez en cuando, que hay veces que no damos para otra cosa. Aun así, al menos usa Trello para ordenártelo todo gráficamente 😀

      Yo te recomiendo Trello + Toggl y una pizarrita para salvarte la vida.

      Un saludo

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